Bilgi, Bilginin Yönetilmesi ve Kurumsal Hafıza

Her sabah uyandığınızda hafızanızın bomboş olduğunu fark etseniz hayatınızda ne değişir? Uyandığınız yerin neresi olduğunu, kime ait olduğunu, neden burada uyandığınızı hatta nerede uyduğunuzu (başka yerde uyumuş, uyandığınız yere bir şekilde intikal etmiş olabilirsiniz) bilmeseniz daha kaç gece uyuyabilirsiniz? Neredeyse birebir hikâyeyle çekilmiş film olmasa güzel senaryo aslında. Ancak kimse bu hikâyede rol almak istemez.

Yukarıda çizdiğimiz bir hayatı kimsenin istemeyeceği aşikâr. Eğer insanoğlu böyle yaşasaydı hayatın ancak günü kurtarmak üzere kurulduğu dünyada bir adım ilerlemek neredeyse imkânsız olurdu. Eğer ilerlemek, geride bir şey –iyi ya da kötü- bırakmak istiyorsanız öncelikle geçmişiniz olmalı. Sonra o geçmiş size bir şey katmalı ve oluşan farkındalığınızın sizde davranış veya tutum değişikliğine zemin hazırlamalı. Aksi takdirde olduğunuz yerde sayar durursunuz. Daha öz söyleyecek olursak olduğunuz yerde durmamanız için “bilgi”ye, “bilme”ye ihtiyacınız vardır.

 

Bilgi yönetimde karar mekanizmasına yardımcı olduğu için kıymetlidir

Başlıktan da anlaşılacağı üzere bilginin kurumsal anlamda ifade ettiği kıymet üzerine bahsetmek istiyorum. Daha uygun olacağını düşündüğüm için de daha somut ifadelere başvurmak istiyorum. En güzeli örnekler üzerinden gitmek. Böylece bir “bilgi”nin firmanız için kıymeti, yönetilmesinin önemi ve kurumsal hafıza dediğimiz heybedeki yerini daha rahat anlatabileceğim.

Bir kırtasiyeniz olduğunu düşünelim. Büyükçe bir yer. Kasada birisi duruyor, birkaç reyonluk gruplar da çalışanlar arasında paylaştırılmış. Herkes kendi alanından sorumlu ancak her personel günde ortalama yarım saat bir arkadaşının da yerine bakmak zorunda kalıyor. Kasaya dahi geçmek zorunda kalıyorlar. Şimdi soralım:

• Yemek paydosunu saat kaçta verirsiniz?

Tabii ki öğle vaktine en yakın ve firmaya en az müşteri geldiği zaman aralığında. İşte bu önemli bir bilgi. Sadece gözlemle çözülebilir mi? Algılarınız sizi kandırabilir, zira iyi bir gözlemci olmama rağmen rakamlarla ters düştüğüm zamanlar oldu. Rakamlar doğruydu tabii ki. Bazen yorgunluktan, bazen başka sebeplerden azı çok çoğu az görebilirsiniz. Bu bir sorun olarak kenarda dursun. Tüm çalışanlarınıza güvendiğinizi varsayarak kasadaki personelinizin yemek ve diğer ihtiyaçları için kasadan ayrılması gerekince yerine kim refakat edecek?

• Fiyatları herkes bilmeli mi? Ya bugün gelen ürünler arasında fiyatı değişen varsa?

Ekseriyetle çözülmüş bir sorun olsa da bu da kenarda dursun.

• Hangi ürünü ne zaman sipariş etmelisiniz?

Ki stok maliyetine katlanmadan ve müşterilerinize “yok” satmadan ürünü rafınıza koyabilesiniz. Ürünlerinizden eksilenler var. Bu karmaşık bir sorun oldu, açalım: Bir ürünün günlük ortalama satışını bilmelisiniz, tedarikçinizin ortalama temin süresini bilmelisiniz ve bu bilgiler ışığında sipariş/satın alma operasyonu gerçekleştirmelisiniz. Biraz daha büyük bir sorun olarak bunu da bekletelim.

• Defter reyonuna bakan personeliniz hastalanınca yerine bir başkası görevlendirilebilir ancak rafta biten kareli küçük boy defterleri depoda bulamazsanız ne olacak?

Bu sorunu da kenara yazalım.

• Peki, personelinizden özellikle yoğun zamanlarda “hastalanan”, özel izin isteyenler var mı? Diğer arkadaşlarının da performansını menfi yönde etkileyen ve göze batmadan gemisini yürüten..? Varsa nasıl tespit edebilirsiniz?

Bunu da yazalım.

Son olarak; bugün kasanın 300 TL açık verdiğini düşünelim.

• Ne oldu da kasada açık oldu acaba? Kasıtlı bir açık mı? Yoksa siz mi aldınız da yazmayı unuttunuz? Ya da personel içinde istenmeyecek niyette olanlar mı var? Akşama kadar kasada 4 kişi durdu. Hangi saat diliminde nasıl bir hata oldu acaba?

Şüphe edilmesi bile yeter, ama dursun kenarda. Şimdi sakin kafayla düşünelim.

Bir kırtasiyenin sahibi veya yöneticisi olarak firmaya daha hâkim olmak, etkin ve etkili yönetimi sağlamak için neye ihtiyacınız var? Tabii ki bilgiye. Yukarıda saydığımız noksanlar her firmada bir çırpıda akla gelebilecek ve çözülmezse büyük sıkıntılara kapı aralayacak ufak sorunlar. Çözümleri zor olmayan bu sorunların kimisi bilgi eksikliğine, kimi bilginin yönetilememesine kimisi de bilginin kurumsal bir hafızada gerektiğinde kullanılmak üzere depolanmamasına işaret ediyor.

 

Gelişmiş yönetim sistemleri ile işletmler bir yönetici ve sınırsız icracı personel ile idare edilebiliyor. Uygun kurum içi yazılımlar ile personellerin hatalarını sıfırlayabilirsiniz.

Öncelikle bilgi firma ve bileşenleri hakkında doğrudan veya dolaylı olarak elde edilecek her türlü malumatı içerir. Mesela ürünlerin fiyatı, stoktaki miktarı, ortalama satış adedi, müşterilerin yoğun geldikleri saatler vs. Bilgi yönetimde karar mekanizmasına yardımcı olduğu için kıymetlidir. Aslında burada örneğimizi ona göre seçmedik ama bilgi firmanın maddi kıymetini bazen sermayesinden fazla artıracak kadar mühimdir. Bu ehemmiyetinden dolayı her ele bırakılmaz ve korunur. Korunması gereken bilgi bir ürünün üretim formülü de olabilir, özel bir kahvenin yapılış bilgisi de olabilir, müşterilerin dönemlik talepleri de olabilir. Şöyle ki bir işletmenin piyasa değerini işletmeyi yenileme maliyetine böldüğünüzde çıkan oran birden ne kadar büyükse firmanın entelektüel sermayesi o kadar büyüktür. Maalesef bazı firmalar sadece kazandıkları paraları korur ve yönetirken kendilerine para kazandıran “bilgi”yi çalışanlarının insafına bırakır. Hâlbuki bilgi hassas erişim izinleriyle korunmalı ve hepsinden önemlisi yönetilmelidir. Bu yönetim bilgiyi kurumsal bir hafızada korumaya ve gerektiğinde tekrar kullanmaya hazır tutmaktır. Böylelikle ilerleyen dönemler daha ileri süreçlere dair karar alıcıların yolunu aydınlatacaktır. 

Örneğimizden devam edecek olursak; müşterilerimizin hangi saat aralığında yoğun olarak geldiklerini bilmiyoruz. Bu bir bilgi eksikliği, konuyla ilgili bilgi edinilmesi ve sağlamalar yapılarak teyit edilmesi gerekiyor. Ürün fiyatlarını herkesin ezbere bilmesine gerek var mı, daha da önemlisi bu mümkün mü? Tabii ki değil. Fiyatlar bir bilgi deposunda saklanır ve ihtiyaç olduğunda çağrılarak kullanılır. Döviz kurları, fiyatlara zam gelmesi gibi değişkenleri devamlı kontrol etmek zorunda kalmazsınız. Fiyat bilgisi satış anında önemli bilgi olduğu için kasa yönetimi belirli izinlere tabi tutulur ve bilgi korunmuş olur (Aslında korunan kasa, kasadaki miktarın da bir bilgi olduğu unutulmamalı). Ürünlerin ne kadar zamanda ne oranda satıldığı, ne kadar sürede tedarik edilebildiği bilgileri bir işletme için herhalde en önemli bilgilerin başında gelir. Örneğimizdeki gibi ürün kalemi ve türü çok fazla olan firmalarda her ürünü takip etmenin zorluğu da ortada. Bu durumda işi bir adım daha öteye götürüp ürünlere emniyet stok miktarları tanımlayabileceğimiz bir sistemin tedarik süresine bağlı oluşturacağı algoritma ile otomatik sipariş oluşturmasını veya yöneticiyi uyarmasını sağlamalıyız. İş zekâsı ve karar mekanizmalarının doğru kullanımı ile süreçlerin ne kadar zahmetsiz yürütüldüğünü görüyorsunuz. Uygun kurum içi yazılımlarla personel izin, avans ve mesai sadakatlerini takip edebileceğiniz gibi ürün stok adetlerini ve konumlarını da takip edebilirsiniz.

Örnekleri, çözümleri uzun uzadıya anlatmak mümkün. Anlaşıldığını ümit ederek özetlemek isterim: Firmalar gerekli özelleşmiş veya paket halinde ticari yazılımlarla entelektüel sermayelerini artırmalı, gerek duyulduğunda ise güvenlik sistemleri (pdks) ile sahip oldukları bilgi hazinesini korumalıdırlar. Zira bilgi olmadan alınan kararların sonucu kestirilemez.