Kıymetli Bilginin Tespiti ve Rapor Kültürü Yahut Söz Verilmiş Bir Yazı

Bir insanı tanımak için size hangi bilgiler gerekir? Ya bir toplumu tanımak için o topluluk hakkında hangi soruları sorarsınız? Peki, bir “insan teki"nin nereye gittiği sizin için önemli değilken topluluk içindeki “insan tekleri"nin gittiği yerler önemli olabilir mi? Belirli bir insan, insan grubu, ürün, ürün grubu yahut siparişleriniz hakkında ne bilmelisiniz ve bilince ne yapacaksınız?

Medeniyet biriktirmekle olur ama neyi biriktireceğiz?

Bu yazı verilmiş bir söz üzerine yazıldı. Mümkün olduğu kadar yazı konusunda gelen talebe doğrudan cevap vermeye çalışsam da burası için kurguladığım düzenin sınırları mesajı sarahaten vermekten beni uzaklaştırabilir. Şimdiden özürle başlayayım.

Bir önceki yazımızda bilginin firmalar için önemli olduğunu vurgulamıştık. Şimdi ise önemli bilginin tespiti ve değerlendirmesi konusunda yazacağım. Firmalar için kıymetli bilgi tespiti konusunda iki örnek üzerinden bir şeyler söyleyip rapor kültürü konusuna değinmeyi ve yazıyı bir fıkra ile bitirmeyi planlıyorum. Aslında fıkrayı sona bırakıp önce raporlar hakkında konuşup sonra kıymetli bilgiye değinebilirdim ancak ben tersten gitmek istedim. Zira raporların da bir üst basamağına bir cümleyle de olsa değinmek istedim.

Öncelikle tekrar belirtelim ki bilgi firmalar için kıymetlidir. Peki, firmalar için her bilgi kıymetli midir? Mesela, bir konfeksiyon atölyesi için işletme kapısının açıldığı sokaktan geçen –günlük/aylık- ortalama insan sayısı önemli midir? Ya bir meydanda işletilen büfe için? Bu açık örnek üzerinden diyebiliriz ki: “Bilgi kıymetlidir ancak her bilgi her firma için aynı derecede ehemmiyeti haiz değildir”.

Özellikle “iş zekâsı” geliştirmek isteyen firmaların dertlerinden en mühimi “hangi bilgileri” saklamaları gerektiğidir. Müşteri tarafına yönelseler sınırsız kırılımlar.. ürün tarafı keza öyle.. personel ise ayrı dünya... Fakat her iş gibi bunun da bir başlangıç noktası olmalı. Yönetim için genellikle iki başlangıç noktasından bahsedebiliriz: sorular ve sorunlar. Eğer işlettiğiniz markette kendinize “ben bu ay ne kadar gıda malzemesi sattım?” diye soruyorsanız neyi, nerede arayacağınızı bilebilirsiniz. Sorularınızı ve sorunlarınızı tespit ettiğinizde sonuca uzak sayılmazsınız: ya çözersiniz yahut çözülemeyeceğini ispat edersiniz. 

Mahalle bakkalı müşterilerini süpermarketlere kaptırmak istemiyorsa onun için kıymetli bilgi "müşterilerinin aylık siparişlerini takip etmek" olabilir. Ancak Taksim meydanındaki büfe için bu mümkün değil! Zaten o büfe için de müşterinin kimliği önemli değil. Mahalle bakkalı siparişleri takip ederek dönemlik siparişleri karşılaştırıp alışveriş değerleri düşen müşterileriyle insani ilişkileri çerçevesinde geri dönüşler alıp eksik hissettiği konularda hamle yapabilir. Taksimdeki büfe ise insanların sabah alışverişinden bir büfeyi neden tercih ettiğini öğrenmek zorundadır. Mesela çalışma alanında bir anket yaptırarak insanların tercihlerindeki etkenleri öğrenip gereğini yerine getirebilir. İnsanlar sabah işe giderken önünde sıra olan bir büfe yerine biraz daha uzaktan ancak önü boş bir büfeyi tercih ediyorsa satışın yoğun olduğu saatlerde personel sayısını artırarak büfe önünde sıra oluşmasına engel olabilir.

Elde ettiğiniz verileri doğrulayabiliyor musunuz? Verilerinizin güvenirlik oranı nedir?

İşletmenizle ilgili tespit ettiğiniz bir sorun varsa ya da hedefleriniz varsa öncelikle ne durumda olduğunuzu görmeniz gerekir. Geçmiş dönemlere yönelik verilerden yola çıkarak yapacağınız durum tespiti, sizi çözüm yollarına götürecek; en kötü ihtimalde bu seçeneklerden deneme yanılma yoluyla doğru çözümü bulacaksınız. Karma çözümler, yeni hedefler hem işinize hem “iş zekânıza” katma değer katacaktır. 

Peki, sizin için doğru rapor hangisi veya hangileri? Bu ay bir önceki aydan daha az alışveriş yapan müşterilerin raporu, gıda harcamaları toplam harcamalarının %30’unu geçen müşteriler raporu, eğitim harcamalarının dört çeyrek halinde toplam harcamalara oranlarının raporu… En az bunlar kadar önemlisi ise uzayıp giden listedeki raporları oluşturacak veriler bilgi bankanızda mevcut mu? Yoksa “bir gün illâ ki lazım olur” diye işletmenin bütün hareketlerini istiflemeli mi? Aşağıdaki fıkra bu soruda biraz yol gösterici olacaktır:

İstanbul’da yaşayan Ahmet’in emekliliğine 3 ay kalmış ancak işsizmiş. Hemşehrisi Mehmet, Ahmet’i gücendirmemek için “Gel benim fabrikada sana bir prefabrik kulübe koyalım bu üç ay orada güvenlik personeli olarak çalış” diye gayet insanî bir teklifte bulunmuş.
Ahmet fabrikada kendisi için oluşturulan pozisyonda işe başlar. Ancak, bir hafta kadar zaman geçince “yahu burada boş boş durmak olmaz, Mehmet’in işine yarayacak bir şeyler yapmalı” diye düşünür ve Mehmet ile konuşur:

Ahmet: Hemşerim, ben burada sabahtan akşama boş boş duruyorum, gelenin gideni bir deftere kaydedeyim.
Mehmet: Tamam Ahmet Amca, sen bilirsin.

Aradan bir hafta geçer, Ahmet’in içine yine sinmez.
Ahmet: Hemşerim, ben gelenleri kadın-erkek diye ayırıp yazayım. Sen de ne kadar kadın ne kadar erkek gelmiş bilirsin.
Mehmet: Tamam Ahmet Amca, sen bilirsin.

Aradan bir hafta daha geçer.
Ahmet: Mehmet, ben gelenlerin yaşlarını da yazayım diyorum.
Mehmet: Tamam Ahmet Amca, sen bilirsin.

Bir hafta sonra:
Ahmet: Gelenlerin giriş ve çıkış saatlerini de yazayım.
Mehmet: Tamam Ahmet Amca, sen bilirsin.

Bir hafta sonra:
Ahmet: Gelenlerin kiminle görüştüğünü de yazayım.
Mehmet: Tamam Ahmet Amca, sen bilirsin.

Bir hafta daha geçince Ahmet biraz sıkıntılı gelir:
Mehmet: Hayırdır Ahmet Amca?
Ahmet: Vallahi Mehmet ben yetiştiremiyorum; birini daha alalım buraya!

Firmaların hacimleri büyüdükçe vazgeçilmez olacak kurum içi yazılımlar, güvenlik sistemleri (pdks), e-ticaret çözümleri ve diğer destek yazılımları kısa, orta ve uzun vadeli hedeflere uygun mimaride geliştirilmelidir. Aksi takdirde hiç kullanmayacağınız bilgilerle dolu ve asıl işleyişinizi aksatabilecek yönetilmez bir veri havuzuyla baş etmek zorunda kalabilirsiniz.