Üretimin bittiği ve teslim aşamasına geldiğinizde vaatlerinizi yerine getirdiğinizi ve ürünün talepleri karşıladığını göstermek üzere müşterinizle toplantı yapıyorsunuz. Eğer bir önceki yazıda yer alan tavsiyelerimize büyük ölçüde uyduysanız bu toplantı gerginliklerden ve sürprizlerden uzak geçecektir. Çünkü siz ne kadar projeye hâkimseniz müşteri tarafında yer alan anahtar kullanıcı ve yönetici de projeye o kadar hâkim olacaktır. Gelgelelim yine de güzel bir sunumla çıkmalısınız bu toplantıya.

Şimdiye kadar geldiğiniz aşamalarda fazladan iş yükü çekmiş gibi hissedebilirsiniz kendinizi. Müşterinizle sık toplantılar, birçok şeye beraber karar vermek sizi yormuş olabilir ancak bu aşamayla birlikte meyvelerini toplamaya başlayacaksınız. Teslimat gecikmeyecek, müşteriniz ürününüzün kıymetini takdir edebilecek ve ilişkiniz uzun süreli olacaktır.

Bu aşamada öncelikle ajans tarafının tatminine odaklanalım. Aslında öyle odaklanacak çok madde de yok. Medenî ilişki düzeyinde söz verilen ödemelerin eksiksiz ve zamanında yapılması ajansın memnuniyeti için asgari şartları sağlayacaktır. Tabii, yeni işlerin ve iş geliştirme süreçlerinin de ajansla paylaşılması ayrıca iltifat göstergesi olarak iş üretenlere “emeğimizin kıymeti anlaşılıyor” dedirtecektir.

Müşteri tarafında ise anahtar kullanıcıyla yürüttüğünüz sürecin bir sonucu olarak proje üst yönetime göz alıcı bir sunumla sunulmalı. Bunu çalışma arkadaşınız sayılacak anahtar kullanıcınız da isteyecektir. Zira herkes yaptığı işin en az yapması gereken kadar iyi olduğunun görülmesini ister. Bu noktada başarınızın/başarısızlığınızın bir ortağı da anahtar kullanıcıdır. Zira bilmediğiniz dehlizlerde onun rehberliğinde ilerlediniz ve karşılaştığınız sorunları onun şirket ve iş tecrübesi ve sizin analitik yaklaşımınızla çözmeye çalıştınız. Ürettiğiniz algoritmalarda herkesin ortak payı olduğunu unutmamak gerekir. Size sunduğumuz sürecin tamamı zaten sorumluluk paylaşımı ve sonuca odaklanma üzerine kuruludur.

Ödeme öncesi veya sonrası üst yönetime yapacağınız sunumla geliştirdiğiniz ürünün firmaya olan katkısına vurgu yapmalısınız. Ürettiğiniz ürünün şirkete maddi katkıları ve personelde oluşturacağı performans artışlarını gözden kaçmayacak şekilde belirtmelisiniz. Muhtemel aksamaları (personelin eski alışkanlıklarda ısrarı gibi) en başta konuşmuş olmanız gerekir ama canlı sisteme geçilmeden tekrar üst yönetimin kararlı onayını yanınıza almalısınız.

Kabus görmemek için en baştan doğru stratejileri takip edin

Tüm bunlarla birlikte proje içinde bazı kısımları öncesi-sonrası başlıkları altında sunabilirsiniz. Mesela: Önceden rapor almak için 3 personel 2 tam gün çalışmalıydı. Bunun firmanıza maliyeti 6 adam/gün idi. Ancak şimdi 15 dakikada raporlarınız daha doğru formlar halinde size ulaştırılabilecek. Yaşanan aksaklıklar önceden personelin bildirimine tabii iken şimdi sistem tarafından anında size bildirilecek. Böylece insanlara “kaç paraya ne aldıklarını” ifade etmiş olacaksınız. Firmanın bağımlılıklarını ne ölçüde yendiğinizi göstereceksiniz. Özel yazılımlarla takip edilebilen ve süreçleri dijital ortamda gerçeklenen firma her yönetici gözünde kıymetlidir. Özel otomasyon sistemleri ve otomasyon yazılımlarının bu kadar revaçta olması yöneticilerin kolay iletişim ve etkili yönetim beklentilerinin sonucudur.

Peki, ya daha önceki süreçleri farklı ve düzensiz süreçler halinde yönetirseniz ne olur? İşte o zaman bu aşama düşünmek dahi istemeyeceğiniz kadar karmaşıklaşabilir. Birincisi artık müşterinizle anlaşacak müşterek zemini yavaş yavaş kaybedebilirsiniz. Tabii hemen ardından işinizin psikolojik olarak yük olma evresi gelir. Bataklığa saplandınız demektir. Muhtemelen tamamen sürecin dışında kalmış ve problemleri çözmeye odaklanan bir el olmadan da salimen bitiremezsiniz. Arkanızdan konuşulması, bunların kulağınıza çalınması ve hatta bütün perdelerin yırtılmasıyla yüzünüze karşı pek de kibar olmayan ifadelerle söylenmesi. Bu kâbusu görmeyin. İşin her aşamasında müşteriniz yanınızda olsun. Başarı, başarısızlık, kazanç ve kayıp paylaşılabilir değerlerdir.

Sözü yormadan burada bırakalım. Bir hatıramızı anlatacağımız ve genel bir özet yapacağımız yazılarımızda görüşmek üzere...